Libérate de Papeles Parte 4 Final

LOS MEJORES TIPS PAPELEROS

1. Divide los papeles por temas. No mezcles los documentos del banco con los de la casa, o los del negocio con las boletas de calificaciones de los hijos. No revuelvas lo legal con lo sentimental, una cosa es el recetario de la querida abuela y otro la escritura de nuestra casa.
2. Guarda en una parte de tu archivo los movimientos anuales, como los comprobantes del predial. Cuando cumplan seis años, adiós puedes tirarlos y reemplazarlos con los del año en curso.
3. El peor error que se comete es tirar documentación que no estamos seguros de necesitar. En este caso pregunta al contador, notario o asesor financiero.
4. Haz tres carpetas, a su vez divídelas por temas como: documentación diaria (gastos, ventas, nominas, facturas), la permanente o fiscal ( acta constitutiva del negocio, archivos de hacienda, actas del registro civil o escrituras), comprobantes  y pólizas (estados de cuenta, declaraciones mensuales, pólizas de seguro).

 

Este es el ultimo articulo de Libérate de Papeles, espero les haya servido de gran utilidad, como siempre me pondré a sus ordenes, comentarios y sugerencias.

Libérate de Papeles Parte 3

Es un relajo guardar tantos documentos. Por lo tanto tocare otro punto importante.

BANCOS Y SEGUROS

Los estados de cuenta los debes guardar entre 5 y 10 años según lo consideres necesario y más cuando el crédito ha sido cancelado para prevenir posibles aclaraciones.

Guarda tus vouchers de la tarjeta solo del día de la compra y al dia del pago. Si no tienes que reclamar, tíralo y solo conserva tu estado de cuenta. El voucher facilita el proceso de alguna aclaración.

En cuanto a los seguros, también es recomendable dividir los papeles por tipo de póliza. Haz un archivo para la póliza de seguro de auto que cada año se reemplaza por uno nuevo.

En el caso de los seguros de vida, solo hay una póliza, ya sea vitalicia o por temporalidad del seguro. Esa póliza es la que siempre se debe guardar, junto con los recibos o facturas de pago. Los seguros de vida no son deducibles para personas físicas, así que puedes guardar toda la documentación junta.

Algo muy importante es decirle a algún familiar donde se encuentra esta póliza, ya que no estamos exentos a alguna eventualidad y así se pueden iniciar los trámites para hacer valida la póliza.

El archivo mas complejo es el de Seguros de Gastos Médicos Mayores. Se recomienda guardar las facturas fiscales en el archivo que se manda al contador. Estos se guardan cinco años.

Guarda pólizas, contratos y condiciones generales. La antigüedad en los seguros es importante, así que más vale mantener toda la documentación ordenada. Si cambias de aseguradora puedes deshacerte de la mayoría de los papeles, pero antes es mejor preguntar a un asesor.

Libérate de Papeles Parte 2

Dentro de la segunda parte, les contare sobre lo necesario que deben tener en cuanto a documentación. A continuación les haré mención de:

PARA ENFRENTAR A HACIENDA (fuente Revista Expansión dinero CNN)

De acuerdo con el código fiscal de la federación , todos los contribuyentes están obligados a conservar cinco años su documentación fiscal y su contabilidad, aquí abriendo un pequeño paréntesis, les recomendaría aumentar dos años mas, no esta de mas guardar documentos por si las dudas, ya que a veces nos salen con cada sorpresa.

Eso incluye sus comprobantes de ingresos, como recibos de honorarios, de gastos, facturas, etc.

Si eres un comerciante informal, por ejemplo, y no emites facturas pero estas bancarizado o adquiriste un bien inmueble o un automóvil en una agencia, debes guardar tu documentación como mínimo 10 años.

La idea de todo esto es que puedas mostrarle al fisco tus ingresos y egresos para no caer en una discrepancia fiscal. O sea, cuando la Secretaria de Hacienda ve que tus gastos o inversiones son superiores  a tus ingresos y te llama para preguntar. Esto precisamente es para prevenir fraudes.

Los donativos entre cónyuges están exentos del ISR. Pero si recibes préstamos, premios o donativos mayores a 600 mil pesos los debes informar en tu declaración.

Algo que debes saber….

La ley pide que guardes tus documentos mínimo 5 años, si eres contribuyente al día. Si en alguna ocasión te piden algún documento de hace 7 años tienes el derecho de invocar esa prescripción. Pero si compraste maquinaria para tu empresa es mejor guardar esa factura hasta que esta sea vendida.

Otros documentos que debes guardar son: Acta constitutiva de tu negocio. En general, la documentación solo la debes guardar 5 años si estas al día en el fisco, de lo contrario guárdala por 10 años o poco mas.

Libérate de los papeles. Parte 1 ¿Cómo organizarte?

Tenemos muchos documentos que archivar, desde las actas de nacimiento de nuestros familiares, hasta estados de cuenta bancarios, luz, cable, teléfono, etc.

El archivo puede ser nuestro mejor aliado, siempre y cuando conozcamos donde están cada uno de los archivos guardados, por que están guardados y cuando puedes destruirlos.

Los documentos principalmente se archivan para tener los elementos de ejercer alguna aclaración o exigir alguna obligación de la que seamos acreedores e incluso defendernos si es necesario. Algunos consejos que les puedo compartir sobre artículos que he leído se los comentare.

PARA CUIDAR NUESTROS DERECHOS

Este archivo no pesa mucho, pero debe ser guardado para siempre. Hablamos de actas de nacimiento, matrimonio, defunción. Debemos tener dos copias certificadas en un fólder que debe ser reconocido fácilmente.

No es conveniente tener mas de 3 actas, ya que cuando se requiere de algún tramite, se te solicitaran actas lo mas actualizadas y por lo tanto tendrás un gasto que no querrás hacer.

También es conveniente tener copias certificadas de las escrituras de propiedades, si alguna de ellas las has vendido es bueno conservarlas para documentar que ya no forman parte de tu patrimonio. Si algo pasa en esa casa, ya no es responsabilidad tuya, estos documentos bien guardados ayudaran a prevenir algún tipo de eventualidad.